Tietosuojaseloste – osakkeenomistajat, muut sijoittajat ja analyytikot

RekisterinpitäjäKäsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteKeräämämme henkilötietoryhmät | Mistä keräämme henkilötietojaHenkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmätHenkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelleHenkilötietojen säilyttämisaikaTietoturvaMitkä ovat oikeutesiMiten voit ottaa meihin yhteyttä ja käyttää oikeuksiasiMuutokset tietosuojaselosteeseen

Citycon Oyj ja sen tytäryhtiöt ja muut konserniyhtiöt (jäljempänä Citycon) kunnioittavat sijoittajiensa, asiakkaidensa, yhteistyökumppaniensa ja sidosryhmiensä yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä tietosuojaseloste) kerrotaan, miten Citycon kerää ja käsittelee osakkeenomistajien, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja ja miten Citycon varmistaa keräämiensä ja käsittelemiensä tietojen yksityisyyden ja turvallisuuden.

Tässä Tietosuojaselosteessa henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa ja jotka olet antanut meille ja/tai jotka olemme saaneet muita kanavia pitkin.

Rekisterinpitäjä

Citycon Oyj, Piispansilta 21, 02230 Espoo
puhelin 020 766 4400

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme osakkeenomistajien ja heidän edustajiensa henkilötietoja, jotta voimme ylläpitää osakasrekisteriä, järjestää ja hallinnoida yhtiökokouksia, varmistaa osakkeenomistajien henkilöllisyyden, oikeuden osallistua yhtiökokouksiin ja muutoin pitää heihin yhteyttä sekä maksaa osinkoja ja tehdä muita pääomatransaktioita.

Käsittelemme muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme ja pitää yhteyttä sijoittajiin ja analyytikoihin.

Käsittelemme osakkeenomistajien ja heidän edustajiensa, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja, jotta voimme tarjota yleisölle tietoa Nasdaq Helsinki Oy:öön listattuna yhtiönä.

Käsittelemme osakkeenomistajien, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Voimme käsitellä tietoja toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme julkaista tietoja yleisölle, viestiä osakkeenomistajiemme, sijoittajiemme ja analyytikkojemme kanssa sekä ylläpitää hyviä suhteita heidän kanssaan. Voimme käsitellä tietoja silloin, kun lähetämme kutsuja tapahtumiimme tai uutiskirjeitämme, tiedotamme toiminnastamme sekä muun markkinointiviestintämme yhteydessä.

Keräämämme henkilötietoryhmät

Osakkeenomistajat
  •    yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  •    muut tiedot, kuten henkilötunnus tai muu tunnistenumero, kansallisuus, osakkeiden määrä ja äänivalta, arvo-osuustilin numero
  •    muut tiedot, jotka koskevat osakkeenomistajien osallistumista yhtiökokouksiin (mukaan lukien tiedot valtakirjoista)
Osakkeenomistajien edustajat ja/tai avustajat
  •    edustajien yhteystiedot, kuten nimi, sekä henkilötunnus edustajien edustaessa osakkeenomistajia yhtiökokouksissa
  •    avustajien yhteystiedot, kuten nimi, avustajien avustaessa osakkeenomistajia yhtiökokouksissa
Muut sijoittajat ja analyytikot
  •    yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  •    asiamiehen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Mistä keräämme henkilötietoja

Keräämme henkilötietoja:
  • Osakkeenomistajilta. Saamme tietoa meille toimitettavista merkittäviä omistusosuuksia koskevista ilmoituksista (liputusilmoitukset).
  • Euroclear Finland Oy:ltä (kansallinen arvo-osuusjärjestelmä). Euroclear ylläpitää Cityconin osakasluetteloa sekä tietokantaa, jota käytämme osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyyn.
  • Muilta sijoittajilta ja analyytikoilta tai yhtiöiltä, joita he edustavat.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

Merkittäviä osakkeenomistajia, liputusilmoituksia ja Cityconia seuraavia analyytikkoja koskevat tiedot löytyvät Cityconin verkkosivustolta osoitteesta www.citycon.com.

Meidän on sovellettavien lakien ja määräysten nojalla luovutettava osakasluettelo kaikille, jotka sitä pyytävät (osakasrekisterin julkisuus).

Voimme luovuttaa tiettyjä tietoja viranomaisille, jos siihen on lakisääteinen velvoite.

Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Joissain tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle (esim. palveluntarjoajille) sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin Cityconin lakisääteiset velvoitteet Nasdaq Helsinki Oy:hyn listat-tuna yhtiönä sitä edellyttävät. Lisäksi tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin käsittelyn tarpeet sekä Cityconin edut ja tarpeet sitä vaativat.

Tietoturva

Citycon on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin rajoittaakseen hallinnassaan olevien henkilötietojen käyttöä ja suojatakseen niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta. Henkilötietojen käyttöoikeus rajoitetaan niihin henkilöihin (Cityconin työntekijät ja palveluntarjoajat), jotka tarvitsevat tietoja niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot on kerätty.

Jos henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti.

Mitkä ovat oikeutesi

Vastustusoikeus
  •    Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen vastustaa sinuun kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, tilanteessa, jossa käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Nämä tilanteet voivat liittyä esimerkiksi uutiskirjeen tai kutsun lähettämiseen tilaisuuksiimme, joiden oletamme kiinnostavan sinua esimerkiksi yrityksesi toimialan perustella.
Suoramarkkinointi
  •    Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia maksutta milloin tahansa. Voit käyttää oikeuttasi ottamalla yhteyttä Cityconiin alla annettujen ohjeiden mukaisesti.
Oikeus saada pääsy tietoihin
  •    Sinulla on oikeus saada tietoa käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä kopio kyseisistä tiedoista.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
  •    Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi voit pyytää meitä poistamaan jonkin sinua koskevan tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Oikeus peruuttaa suostumus
  •    Käsittelyn perustuessa suostumukseen, jotta suostumus on pätevä, sen on oltava peruttavissa, ja sinulla on oikeus perua suostumus milloin tahansa.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  •    Siltä osin kuin olet itse toimittanut meille tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  •    Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle paikallisten lakien ja määräysten mukaisesti.

Miten voit ottaa meihin yhteyttä ja käyttää oikeuksiasi

Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöihimme tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä privacy@citycon.com.

Tietosuojavastaava Leena Rentola, Piispansilta 21, 02230 Espoo, puh 020 766 4528, sähköposti leena.rentola@citycon.com.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Citycon voi tarvittaessa päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos muutokset toiminnoissamme tai soveltuvassa lainsäädännössä sitä edellyttävät. Mahdolliset muutokset julkaistaan tällä sivustolla.