Tietosuojaseloste

Citycon Oyj ja sen tytäryhtiöt ja muut konserniyhtiöt (jäljempänä Citycon) kunnioittavat sijoittajiensa, asiakkaidensa, yhteistyökumppaniensa ja sidosryhmiensä yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä ”Tietosuojaseloste”) kerrotaan, miten Citycon kerää ja käsittelee henkilötietoja ja miten Citycon varmistaa keräämiensä ja käsittelemiensä tietojen yksityisyyden ja turvallisuuden.

Tässä Tietosuojaselosteessa henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa ja jotka olet antanut meille ja/tai jotka olemme saaneet muita kanavia pitkin.

Rekisterinpitäjä

Kunkin rekisteröidyn henkilötietojen rekisterinpitäjä on se Citycon-konsernin yhtiö, joka on sopimus- tai yhteistyösuhteessa rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman organisaation kanssa. Rekisterinpitäjä voi siis olla joko Citycon Oyj (y-tunnus 0699505-3) tai mikä tahansa sen tytäryhtiöistä tai muista konserniyhtiöistä.  Tässä Tietosuojaselosteessa ”me” tai ”Citycon” viittaa mihin tahansa Citycon-konsernin yhtiöön, joka toimii rekisterinpitäjänä kussakin yksittäistapauksessa.

Asiakkaat ja vuokralaiset

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme asiakas- ja vuokralaistietoja asiakas- ja vuokrasuhteen perustamiseen ja hoitoon, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, turvallisuuteen liittyviin asioihin ja niistä viestimiseen, palvelujen tarjoamiseen, viestintään, uutiskirjeiden lähettämiseen, tapahtumien järjestämiseen, asiakaskokemusmittausten tekemiseen, tilastointiin, asiakkaan käyttäjien tunnistamiseen, maksuihin ja niiden valvontaan, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, reklamaatioiden käsittelyyn ja puolustautumiseen vaateita vastaan sekä kirjanpitoa ja muita lakisääteisiä velvoitteita varten. Lisäksi henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän ja sen konserniyhtiöiden suoramarkkinointiin (ml. sähköiset uutiskirjeet), verkkomainonnan kohdentamiseen ja profilointiin, rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja suunnittelemiseen.

Käsittelemme asiakkaidemme tietoja toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme, joita meillä on henkilön tai edustaman yhtiön kanssa solmitun sopimus- ja asiakassuhteen nojalla. Voimme käsitellä myös sellaisten potentiaalisten asiakkaidemme ja vuokralaistemme tai näiden edustajien henkilötietoja, joiden kanssa emme ole vielä solmineet sopimusta tai asiakassuhdetta. Tällöin tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tutkia ja ymmärtää potentiaalisia asiakkaita tai vuokralaisia, viestiä heidän kanssaan ja kehittää asiakas- ja markkinatietouttamme. Oikeutetun etumme ja, mikäli niin vaaditaan, suostumuksen nojalla voimme käyttää henkilötietoja markkinointiin, suoramarkkinointiin, kyselyihin ja markkinatutkimuksiin sekä muihin osoitteellisiin lähetyksiin.

 

Keräämämme henkilötietoryhmät

Asiakkaat ja liikehuoneistojen vuokralaiset:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli
  • tiedot rekisteröidyn edustamasta yhtiöstä ja sen sijainnista
  • tiedot markkinointiin liittyvistä kielloista ja suostumuksista
  • tiedot, jotka rekisteröity on antanut rekisteröitymislomakkeiden kautta Cityconin tapahtumien tai kampanjoiden yhteydessä.
  • sähköisten palveluiden käyttäjätunnus ja salasana

Asuinhuoneistojen vuokralaiset:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • muut tiedot, kuten henkilötunnus

 

Mistä keräämme henkilötietoja

Säännönmukaisina tietolähteinämme ovat vuokrasopimuksen valmistelun, sen teon ja vuokrasuhteen aikana annetut tiedot.

Keräämme tietoja rekisteriimme suoraan asiakkailtamme, vuokralaisiltamme tai näiden edustajilta, vuokrasopimuksista sekä Citycon Portaalista. Tietoja voidaan kerätä myös esimerkiksi osallistuessasi järjestämiimme kampanjoihin ja tapahtumiin.

Päivitämme tietojasi muun muassa ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Ilmoitusten osalta tietolähteenä voi olla lisäksesi ulkopuolinen taho, jolloin pyrimme asianmukaisesti varmistumaan tietojen oikeellisuudesta.

Asuinhuoneiston vuokralaisten osalta voimme tarkistaa väestörekisteristä henkilötietojen oikeellisuuden vuokrasopimusten tekemisen yhteydessä. Samasta rekisteristä voimme tarkistaa myös omistamiemme asuntojen asukastiedot. Voimme kerätä ja päivittää henkilötietojasi myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä saatavien tietojen perusteella.

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja sekä pakoteseurantatietoja voimme kerätä ja päivittää mm. Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Tietojärjestelmien, kuten Citycon Portaalin, käytön hallintaa varten mahdollisesti kerättävät tiedot saamme sinulta itseltäsi tai yrityksesi edustajalta ja henkilöstömme luo ja ylläpitää tunnukset. Lokitiedot tallentuvat tietojärjestelmien käytön yhteydessä automaattisesti.

 

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

Voimme luovuttaa henkilötietoja Citycon-konserniin kuuluville yhtiöille ja lakisääteisen velvoitteen nojalla myös viranomaisille.

Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. asiakkuuden tai palvelun hoitoa ja kehittämistä, vuokraustoimintaa, asuntojen tai liiketilojen myyntiä, kiinteistönhallintapalveluja, rakentamista ja korjaustoimintaa sekä niiden valvontaa, turvallisuuden valvontaa ja turvallisuudesta viestintää, asiakastietojen täydentämisen tai perinnän osaa tai tietojärjestelmien ja tietoturvan kehittämistä ja ylläpitoa varten).

Cityconin myydessä vuokrakohteen, sen vuokralaisten voimassa olevat vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot voidaan luovuttaa vuokrakohteen ostajalle.

 

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.

Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme asiakas- ja vuokralaistietoja asiakas- ja vuokrasuhteen keston ajan tai kunnes et enää edusta asiakastamme. Asiakas- tai vuokrasuhteen päätyttyä säilytämme tietoja kuusi kuukautta tai niin kauan kuin henkilötiedot ovat tarpeellisia Cityconin tarpeiden toteuttamiseksi tai Cityconia koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi tai tällaisten puuttuessa korkeintaan 24 kuukauden ajan.

Säilytämme potentiaalisia asiakkaitamme ja vuokralaisiamme ja heidän edustajiaan koskevia tietoja niin kauan kuin tiedot ovat Cityconille tarpeellisia ja Cityconia koskevien lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti tai tällaisten puuttuessa korkeintaan 24 kuukauden ajan.

Osakkeenomistajat, muut sijoittajat ja analyytikot

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme osakkeenomistajien ja heidän edustajiensa henkilötietoja, jotta voimme ylläpitää osakasrekisteriä, järjestää ja hallinnoida yhtiökokouksia, varmistaa osakkeenomistajien henkilöllisyyden, oikeuden osallistua yhtiökokouksiin ja muutoin pitää heihin yhteyttä sekä maksaa osinkoja ja tehdä muita pääomatransaktioita.

Käsittelemme muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja, jotta voimme toteuttaa oikeutettuja etujamme ja pitää yhteyttä sijoittajiin ja analyytikoihin.

Käsittelemme osakkeenomistajien ja heidän edustajiensa, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja, jotta voimme tarjota yleisölle tietoa Nasdaq Helsinki Oy:öön listattuna yhtiönä.

Käsittelemme osakkeenomistajien, muiden sijoittajien ja analyytikkojen henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Voimme käsitellä tietoja toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme julkaista tietoja yleisölle, viestiä osakkeenomistajiemme, sijoittajiemme ja analyytikkojemme kanssa sekä ylläpitää hyviä suhteita heidän kanssaan. Voimme käsitellä tietoja silloin, kun lähetämme kutsuja tapahtumiimme tai uutiskirjeitämme, tiedotamme toiminnastamme sekä muun markkinointiviestintämme yhteydessä.

 

Keräämämme henkilötietoryhmät

Osakkeenomistajat

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • muut tiedot, kuten henkilötunnus tai muu tunnistenumero, kansallisuus, osakkeiden määrä ja äänivalta, arvo-osuustilin numero
  • muut tiedot, jotka koskevat osakkeenomistajien osallistumista yhtiökokouksiin (mukaan lukien tiedot valtakirjoista)

Osakkeenomistajien edustajat ja avustajat

  • edustajien yhteystiedot, kuten nimi, sekä henkilötunnus edustajien edustaessa osakkeenomistajia yhtiökokouksissa
  •  avustajien yhteystiedot, kuten nimi, avustajien avustaessa osakkeenomistajia yhtiökokouksissa

Muut sijoittajat ja analyytikot

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • asiamiehen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

 

Mistä keräämme henkilötietoja

Keräämme henkilötietoja:

  • Osakkeenomistajilta. Saamme tietoa meille toimitettavista merkittäviä omistusosuuksia koskevista ilmoituksista (liputusilmoitukset).
  • Euroclear Finland Oy:ltä (kansallinen arvo-osuusjärjestelmä). Euroclear ylläpitää Cityconin osakasluetteloa sekä tietokantaa, jota käytämme osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyyn.
  • Muilta sijoittajilta ja analyytikoilta tai yhtiöiltä, joita he edustavat.

 

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

Merkittäviä osakkeenomistajia, liputusilmoituksia ja Cityconia seuraavia analyytikkoja koskevat tiedot löytyvät Cityconin verkkosivustolta osoitteesta www.citycon.com.

Meidän on sovellettavien lakien ja määräysten nojalla luovutettava osakasluettelo kaikille, jotka sitä pyytävät (osakasrekisterin julkisuus).

Voimme luovuttaa tiettyjä tietoja viranomaisille, jos siihen on lakisääteinen velvoite.

Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

 

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Joissain tapauksissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle (esim. palveluntarjoajille) sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin Cityconin lakisääteiset velvoitteet Nasdaq Helsinki Oy:hyn listattuna yhtiönä sitä edellyttävät. Lisäksi tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin käsittelyn tarpeet sekä Cityconin edut ja tarpeet sitä vaativat.

Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme yhteistyökumppaneidemme ja sidosryhmiemme tietoja sopimusten toimeenpanemiseen, yhteistyö- ja liikesuhteen hallintaan, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, liiketoimintamme organisoimiseen ja kehittämiseen, asiakasviestintään ja yhteistyöhön, uutiskirjeiden lähettämiseen, tapahtumien järjestämiseen, maksuihin ja niiden valvontaan sekä kirjanpitoa ja muita lakisääteisiä velvoitteita varten.

Käsittelemme yhteistyökumppaneidemme ja sidosryhmiemme tietoja toteuttaaksemme oikeutettuja etujamme, joita meillä on henkilön edustaman yhtiön kanssa solmitun sopimus- ja asiakassuhteen nojalla. Voimme käsitellä myös sellaisten potentiaalisten yhteistyökumppaneidemme ja sidosryhmiemme edustajien henkilötietoja, joiden kanssa emme ole vielä solmineet sopimusta tai asiakassuhdetta. Tällöin tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tutkia ja ymmärtää potentiaalisia asiakkaita, viestiä heidän kanssaan ja kehittää asiakas- ja markkinatietouttamme.

 

Keräämämme henkilötietoryhmät

Keräämme yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja titteli, tiedot rekisteröidyn edustamasta yhtiöstä ja rekisteröidyn vastuualueesta sekä yllä mainitun yhteistyön hallinnointiin liittyvät tiedot (esim. järjestetyt tapaamiset).

 

Mistä keräämme henkilötietoja

Keräämme henkilötietoja yhteistyökumppanien ja sidosryhmien edustajilta.

 

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen vastaanottajaryhmät

Voimme luovuttaa yhteistyökumppanien ja sidosryhmien tietoja Citycon-konserniin kuuluville yhtiöille ja lakisääteisen velvoitteen nojalla myös viranomaisille.

Voimme myös siirtää tietoja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

 

Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja -määräysten sekä kyseisessä lainsäädännössä ja määräyksissä asetettujen rajoitusten mukaisesti.

Kun henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietoja yhteistyösuhteen keston ajan. Yhteistyösuhteen päätyttyä säilytämme tietoja niin kauan kuin henkilötiedot ovat tarpeellisia Cityconin tarpeiden toteuttamiseksi tai Cityconia koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi tai tällaisten puuttuessa korkeintaan 24 kuukauden ajan.

Tietoturva

Citycon on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimiin rajoittaakseen hallinnassaan olevien henkilötietojen käyttöä ja suojatakseen niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta. Henkilötietojen käyttöoikeus rajoitetaan niihin henkilöihin (Cityconin työntekijät ja palveluntarjoajat), jotka tarvitsevat tietoja niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot on kerätty.

Jos henkilötietoja siirretään sellaiseen EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa tietosuojan riittävää tasoa, käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten EU-komission mallisopimuslausekkeita tai Privacy Shield ‑järjestelmää sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja ‑määräysten mukaisesti.

Mitkä ovat oikeutesi

Vastustusoikeus
  • Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen vastustaa sinuun kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, tilanteessa, jossa käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Nämä tilanteet voivat liittyä esimerkiksi uutiskirjeen tai kutsun lähettämiseen tilaisuuksiimme, joiden oletamme kiinnostavan sinua esimerkiksi yrityksesi toimialan perustella.
Suoramarkkinointi
  • Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia maksutta milloin tahansa. Voit käyttää oikeuttasi ottamalla yhteyttä Cityconiin alla annettujen ohjeiden mukaisesti.
Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Sinulla on oikeus saada tietoa käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä kopio kyseisistä tiedoista.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
  • Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi voit pyytää meitä poistamaan jonkin sinua koskevan tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Oikeus peruuttaa suostumus
  • Käsittelyn perustuessa suostumukseen, jotta suostumus on pätevä, sen on oltava peruttavissa, ja sinulla on oikeus perua suostumus milloin tahansa.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Siltä osin kuin olet itse toimittanut meille tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle paikallisten lakien ja määräysten mukaisesti.

Miten voit ottaa meihin yhteyttä ja käyttää oikeuksiasi

Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöihimme tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä privacy@citycon.com.

Tietosuojavastaava Leena Rentola, Piispansilta 9 A, 02230 Espoo, puh 020 766 4528, sähköposti leena.rentola@citycon.com.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Citycon voi tarvittaessa päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos muutokset toiminnoissamme tai soveltuvassa lainsäädännössä sitä edellyttävät. Mahdolliset muutokset julkaistaan tällä sivustolla.